La checklist des pièces à passer avant l’ordonnance de clôture

Vous repartez avec deux pages à imprimer et à cocher, qui garantissent qu’aucune pièce visée dans vos conclusions n’est absente du bordereau notifié.

1. Quinze jours avant la clôture

• Sortir la liste des pièces annoncées dans les dernières conclusions et la confronter au bordereau déjà notifié.
• Réclamer par écrit au client les pièces encore attendues, avec une date butoir fixée huit jours avant la clôture.
• Vérifier que chaque scan reste lisible à l’impression, y compris les photographies prises au téléphone sur le chantier.
• Repérer les pièces en langue étrangère et lancer la traduction si le contentieux l’exige.
• Arrêter avec l’avocat qui plaidera la version de bordereau qui fera foi jusqu’au dépôt.

2. Le bordereau, colonne par colonne

• Contrôler que la numérotation du bordereau correspond exactement aux tampons portés sur les pages.
• Vérifier l’intitulé de chaque pièce : nature, auteur, date, destinataire.
• S’assurer que les pièces insérées après une communication portent bien une cote bis ou ter.
• Reprendre le modèle de bordereau propre à la juridiction saisie, colonnes comprises.
• Dater et arrêter la version du bordereau qui partira avec les conclusions récapitulatives.

3. Les renvois des conclusions récapitulatives

• Relever chaque renvoi du jeu, y compris les formes groupées du type pièces 12 à 18.
• Confronter chaque renvoi au bordereau réel et lister les pièces visées mais non communiquées.
• Lister à l’inverse les pièces communiquées qui ne sont visées nulle part, et décider de leur sort.
• Corriger les renvois qui pointent vers une cote disparue après fusion, séparation ou réorganisation.
• Faire relire la liste des écarts par l’avocat qui plaidera, et pas seulement par le secrétariat.

4. Les jeux et l’envoi par le réseau

• Découper le jeu en messages restant sous la limite de quatre mégaoctets, pièces jointes comprises.
• Nommer les fichiers dans l’ordre des pièces et joindre la table de correspondance des envois.
• Contrôler que la compression laisse le texte scanné lisible à l’impression du magistrat.
• Préparer le dossier de plaidoirie paginé avec son sommaire, puis le jeu client allégé.
• Conserver l’accusé de réception de chaque envoi avec la liste des pièces qu’il contenait.

5. La pièce tardive et la preuve

• Trancher entre la cote bis et la renumérotation complète, puis s’y tenir jusqu’au dépôt.
• Communiquer la pièce tardive au confrère avant tout dépôt de conclusions, et non après.
• Mettre à jour le bordereau et le notifier avec les conclusions, jamais dans un message séparé.
• Consigner la date, l’heure et le destinataire de la communication dans un registre daté.
• Préparer la réponse écrite au cas où le confrère demanderait le rejet pour communication tardive.